Weihnachten steht vor der Türe – und ebenso die gesetzliche Pflicht zur E-Mail-Archivierung nach den „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) zum 1. Januar 2017.
Betrifft Sie nicht? Betrifft Sie doch!
Sie denken dieses Thema betrifft Sie nicht? Das können wir schnell klären. Wie würden Sie folgende Frage beantworten:
Wickeln Sie Geschäfte auf digitalem Wege ab? Oder genauer nachgefragt: Versenden oder empfangen Sie Handelsbriefe, Angebote und / oder Rechnungen per E-Mail? Ja? Dann MÜSSEN Sie archivieren und das Thema betrifft Sie doch, und zwar völlig unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens.
Sofern Sie Geschäfte weder in die eine noch in die andere Richtung - also ÜBERHAUPT NICHT - auf digitalem Wege abwickeln, können Sie durchatmen, denn dann betreffen Sie die GoBD tatsächlich nicht. Ihre Nachweispflicht erfüllen Sie mit Ihren Unterlagen, die Sie nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung ausschließlich in Papierform archivieren.
Das ist alles so kompliziert? Ist es nicht!
Das Thema ist komplex, aber nicht kompliziert, wenn Sie die von uns empfohlene Lösung verwenden. Doch dazu gleich mehr.
Es gilt ein einfacher Grundsatz: Spätestens zum 31.12.2016 müssen Sie eine rechtssichere Archivierungslösung implementiert haben. Diese muss sicherstellen, dass E-Mails nachweislich unveränderbar und revisionssicher archiviert werden. Die Signierung von E-Mails und Dokumenten mit qualifizierten Zeitstempeln erfüllt diese Anforderungen am besten und vollumfänglich.
Übrigens: Mails, die der Kategorie „Handelsbriefe“ zuzuordnen sind, müssen sechs Jahre nach oben genanntem Grundsatz gespeichert werden. Bei allen steuerlich relevanten E-Mails gilt eine Speicherungspflicht von 10 Jahren. Den rechtlichen Rahmen setzen HBG und AO (Abgabeordnung).
Wir empfehlen: Securepoint UMA
Lesen Sie hier unseren ausführlichen Bericht vom Juni 2016 zum UMA Leistungspotential von Securepoint.
Das Wichtigste in aller Kürze:
- Die Archivierung erfolgt gesetzeskonform, revisionssicher und automatisch nach GoBD, HGB, AO, Basel II sowie BSI TR 03125, dem höchsten deutschen Standard.
- Die automatische Anbringung von qualifizierten Zeitstempeln zum Schutz vor Manipulation von E-Mails und Dokumenten sorgt für eine sichere, nachweisbare Archivierung.
- Dokumente können auf einfachste Weise zum Nachweis wiedergefunden werden.
Handeln Sie JETZT!
Bereiten Sie sich rechtzeitig auf die Verschärfung der Gesetzeslage vor. Kontaktieren Sie uns, wenn Sie eine Archivierungssoftware benötigen. Gerne stellen wir Ihnen Securepoint UMA vor und unterstützen Sie bei der Implementierung.
Sie sind sich nicht sicher, ob Ihr Unternehmen richtig aufgestellt ist und die rechtlichen Vorgaben erfüllt? Auch dann helfen wir Ihnen gerne weiter und stellen Ihre Archivierungslösung auf den rechtssicheren Prüfstand.
Kontaktieren Sie uns – Ihre Ansprechpartner sind Konstanze Kohlert und Wilhelm Fritz.
